メーリングリストとは電子メールの一斉配信機能を利用したサービスで、複数の参加者を１つのグループに登録することにより、１つのメールアドレスで登録者全員にメールを送信することができます。（通常のメールでも複数のアドレスを指定して，一斉に送信できますが，それはメーリングリストとは呼びません。）
メーリングリストにより届いたメールに対して返信操作をすれば、登録者全員に転送されます。
メーリングリストに参加することにより、自分の意見などを登録者全員に伝えたり、逆に多くの登録者から意見を求めたりすることができます。このように便利なメーリングリストですが、登録者数が多くなると１日に何十通ものメールを受け取ることもあります。メーリングリストを利用する際には以下の点に注意を払ってください。
１．送信内容の吟味を
多数の登録者がいるメーリングリストでは、送受信されるメール数も多くなりやすく、ネットワークおよびメールサーバに大きな負荷を与えます。不要なメールの送信を控えるのは当然ながら、送信の際は内容を十分吟味してください。誤ったり、分かり難い情報を流すとそれに対する質問や応答などでさらにネットワークが混雑するからです。
また、サイズの大きい添付ファイルを添付してメーリングリストで送信するとサーバーやネットワークに多大な負荷をかけてしまい,サービスの停止を招く可能性があります。（10MBのファイルを添付して100人の参加者がいるメーリングリストに投稿すると10MB×100で合計1GBのファイルがやり取りされることになります）
２．送信の際は送信先アドレスに注意を
メーリングリストに送信または返信する際には、送信先アドレスに注意してください。例えば次のメール内容の受信と返信を行ったとします。
- 受信文：「○○セミナーを開催します。出席する方は連絡をください。」
- 返信文：「東京都市大学の××です。○○セミナーに出席します。」
この場合に問題なのは、返信文の送り先です。単にメールの返信を行うと返信文がメーリングリストの登録者全員に送られる可能性があります。何百通も「出席します」や「欠席します」といったメールが届いたら大変なことになります。以下のように気を配れば解決できます。
- 送信者：受け取った相手が登録者全員ではなく送信者のみに返信して欲しい場合、返信先アドレスに送信者のメールアドレスを記入するようにしましょう。
- 返信者：宛先がメーリングリストのメールアドレスになっている場合は、送信者本人のメールアドレスに書き換えるようにしましょう。
